Répertoire de réception
Réglages CODA dans les paramètres
Importations de fichiers
Vérifier les opérations financières
Logique lors du paramètre « Lire partiellement le fichier CODA »
Logique lors du paramètre « Lire le fichier CODA complet »
Commentaire spécifique
Trucs et astuces
Le fichier CODA contient un virement collectif d’un lot fournisseur de Book-in
Opération inconnue
Commentaire spécifique n’est pas retenu alors qu’ils sont identiques
Attribution des différentes positions
Téléchargez le Workshop ici.
CODA (CODed statement of Accounts) est une structure standardisée d’extrait de comptes en Belgique. Les fichiers CODA peuvent être utilisés comme interface entre votre Online-Banking et Book-in, afin d’importer rapidement vos extraits de comptes.
Informez-vous auprès de votre banque si elle peut vous fournir ces fichiers (1 fichier par compte et par extrait)
Attention, au Grand-Duché de Luxembourg les fichiers CODA ne sont pas utilisés, ici on vous fournira des fichiers MT940.
Signalétique -> Journaux
Pour chaque journal financier en lien avec CODA, il faut définir un « Recevoir – Répertoire » et indiquer le numéro de compte au format IBAN. Les fichiers CODA doivent être déposés dans le répertoire de réception pour qu’ils puissent être importer dans Book-in.
Si plus d’une personne importe les extraits de comptes, il faudra indiquer une adresse réseau.
Signalétiques -> Paramètres
Via les paramètres Book-in, il est possible de définir les modalités d’import pour les fichiers CODA :
Possibilité 1: Lire le fichier CODA complet (Standard)
Dans ce cas toutes les positions du fichier CODA sont importées. Ceci devrait normalement toujours être le cas.
Possibilité 2: Lire partiellement le fichier CODA
Dans ce cas vous avez la possibilité de choisir de manière ciblée quelles positions du fichier CODA doivent être pris en compte lors de l’import : paiements client avec communication structurée, paiements client sans communication structurée, domiciliations clients.
Dans le cas où Book-in ne sait pas attribuer une position de l’extrait, celle-ci sera comptabilisée sur un compte pour « Opération inconnue » et devra ultérieurement être modifier manuellement dans les opérations financières. Ce compte doit être défini dans les paramètres.
Si vous importez des fichiers CODA complets, il faudra aussi définir un compte pour les frais de banque ainsi qu’un compte pour les transferts internes de fonds.
Saisies comptables -> Importer les relevés bancaires
Après que les préréglages sont faits, et que les fichiers CODA ont été déposés dans « Recevoir - Répertoire », ceux-ci peuvent être importer. Book-in cherche dans « Recevoir - Répertoire » après de fichiers CODA non encore importés et les propose automatiquement. La sélection du journal sert de filtre au cas où seul les fichiers d’un compte spécifique doivent être importés. De manière général il est possible d’importer des fichiers de plusieurs journaux différents en même temps.
Afin d’éviter des irrégularités, seul des fichiers qui ont des soldes qui se suivent seront acceptés et cochés. S’il manquait un extrait, le solde de départ du prochain fichier est différent du solde de fin du fichier actuel et ne peut donc pas être importé (rouge).
A l’aide de la colonne „Importer“ il est possible, dans les fichiers acceptés (vert) de choisir exactement quel fichier importer. Book-in crée automatiquement une nouvelle opération financière par fichier.
Les soldes se suivent :
Les soldes ne se suivent pas :
Des fichiers individuels peuvent aussi être importé directement via les opérations financières (Saisies comptables -> Opérations financières). Le principe est le même, par contre les soldes ne sont pas vérifiés.
Après que le fichier ait été importé, Book-in le renomme automatiquement et le copie dans le dossier „Old“. Ainsi on évite d’importer un fichier plusieurs fois.
Saisies comptables -> Opérations financières
Après que les opérations financières ont été créées automatiquement, celle-ci doivent être vérifiées. Toutes les positions qui n’ont pas pu être attribuées, sont comptabilisées sur le compte pour les opérations inconnues. Ces positions doivent être attribuées manuellement.
Book-in utilise la logique suivante pour attribuer les différentes opérations d’un fichier CODA de manière automatique :
Cette partie comporte 3 paramètres :
Book-in évalue les différents points dans l’ordre ci-dessus, et prend en compte la première correspondance.
Si aucun point ne correspond, l’opération sera comptabilisé sur le compte « Opération inconnue » (Paramètres).
Signalétiques -> Journaux
Si certaines transactions se répètent et doivent être comptabilisées sur un compte/client/fournisseur spécifique, il est possible de configurer cela dans les journaux financiers en dépendance avec la famille et le commentaire.
Donc, afin d’éviter que certaines opérations du fichier soient mal ou pas du tout attribuées (Opérations inconnues), il est possible de les attribuées spécifiquement via le commentaire.
Familles – Opérations
Chaque opération du fichier CODA correspond à une certaine famille. C’est pourquoi le commentaire doit être attribué à une famille spécifique afin qu’il puisse être évalué correctement.
Famille 01 est la famille principale et peut être utilisé dans la majorité des cas. Sur l’opération en soi la famille n’a pas d’influence.
Types des Opérations:
01 Virements nationaux/locaux –SEPA credit transfers (=famille principale)
03 Chèques
04 Cartes
05 Domiciliations – Direct Debit
07 Effets de commerce nationaux
09 Opérations de guichet
11 Titres, coupons
13 Crédits
30 Opérations diverses
35 Clôture (clôtures périodiques d’intérêts, frais, etc…)
41 Virements internationaux/non-SEPA
43 Chèques étrangers
47 Effets de commerce étrangers
80 Frais et commissions isolés
Sur le lien suivant vous trouverez des information supplémentaire sur CODA : https://www.febelfin.be/fr/paiements/directives-et-protocoles-standards-bancaires
Commentaire
Si le commentaire, inscrit ici, correspond au commentaire d’une opération du fichier CODA, cette somme sera comptabilisée sur le client/fournisseur/compte.
Si le commentaire prédéfini commence par „BRT:“, alors la somme sera splittée en somme principale (BRT:) et frais bancaires (c :).
Si la recherche doit se faire sur différents segments dans le commentaire, ceux-ci doivent être séparés par des « % ».
Type
S’agit-il d’un client, d’un fournisseur ou d’un compte ?
Tiers
De quel client/fournisseur/compte s’agit-il ?
Priorité
La priorité définit dans quel ordre les lignes seront évaluées. Par défaut Book-in évalue la liste de manière alphabétique et par famille, et tient compte de la première correspondance. Ce comportement peut être influencé via la colonne « Priorité », en triant les entrées selon le numéro.
Priorité standard :
Priorité spécifique
Afin que le commentaire „SALAIRE%BBO“ soit considéré (arrive alphabétiquement après « SALAIRE » et ne serait jamais considéré) dans notre exemple, il faut une priorité plus petite que celle du commentaire « SALAIRE ». Le chiffre utilisé n’a pas d’importance.
Nous conseillons de définir que des opérations qui reviennent régulièrement.
Possibilité 1 : Les positions individuelles peuvent être attribuées exactement à un lot fournisseur de Book-in et le lot peut être automatiquement lu dans le document :
Dans ce cas, Book-in intègre automatiquement le lot lors de l’import du fichier CODA, apure les factures et efface le lot, afin qu’il ne puisse pas être réimporté une deuxième fois par erreur.
Possibilité 2 : Les positions individuelles ne peuvent pas être exactement attribuées à un lot Book-in et le lot ne sera pas automatiquement lu dans le document :
Méthode pour quand même intégrer le lot fournisseur :
Si une opération est comptabilisée sur le compte opération inconnue au lieu du client ou fournisseur, il faudra en premier lieu vérifier si le nom du client/fournisseur Book-in correspond au nom du client/fournisseur du commentaire. Pour s’assurer que le nom soit le même des deux côtés, le nom du commentaire peut être copié dans la fiche signalétique du client.
Exemple : „SCHMIT&CO“ (sans espaces) du fichier CODA, ne correspond pas au „SCHMIT & CO“ de la signalétique Book-in.
Exemple : Bien que le commentaire „Mercedes“ est trouvé dans le fichier CODA, la somme ne serait pas comptabilisée sur le fournisseur, mais sur le compte d’attente.
Ceci est dû au fait qu’il s’agit d’une domiciliation fournisseur (famille 05), et que celle-ci est analysée avant les commentaires spécifiques, il y a donc déjà eu une concordance avant que le commentaire soit analysé.
Solution : Au lieu d’attribuer le fournisseur via le commentaire spécifique, il est tout simplement possible de documenter le numéro de compte dans la fiche signalétique, ou de faire correspondre le nom dans Book-in avec celui du fichier CODA.
Des différentes positions peuvent aussi, si souhaité, être d‘office comptabilisées sur le compte d’attente.
Veuillez contacter le support INTEC, si vous voulez que ce réglage soit configuré.