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Workshop: Import de fichiers CODA Belgique

28 juin 2017 par Benedikt Bocklandt
classé sous: FAQ, Book-in

Préréglages

Répertoire de réception
Réglages CODA dans les paramètres

Importations de fichiers
Vérifier les opérations financières

Logique lors du paramètre « Lire partiellement le fichier CODA » 
Logique lors du paramètre « Lire le fichier CODA complet »

Commentaire spécifique
Trucs et astuces

Le fichier CODA contient un virement collectif d’un lot fournisseur de Book-in
Opération inconnue
Commentaire spécifique n’est pas retenu alors qu’ils sont identiques
Attribution des différentes positions


Téléchargez le Workshop ici.

CODA (CODed statement of Accounts) est une structure standardisée d’extrait de comptes en Belgique. Les fichiers CODA peuvent être utilisés comme interface entre votre Online-Banking et Book-in, afin d’importer rapidement vos extraits de comptes.

Informez-vous auprès de votre banque si elle peut vous fournir ces fichiers (1 fichier par compte et par extrait)

Attention, au Grand-Duché de Luxembourg les fichiers CODA ne sont pas utilisés, ici on vous fournira des fichiers MT940.

Préréglages

Répertoire de réception

Signalétique -> Journaux

Pour chaque journal financier en lien avec CODA, il faut définir un « Recevoir – Répertoire » et indiquer le numéro de compte au format IBAN. Les fichiers CODA doivent être déposés dans le répertoire de réception pour qu’ils puissent être importer dans Book-in.

Si plus d’une personne importe les extraits de comptes, il faudra indiquer une adresse réseau.

 

Réglages CODA dans les paramètres

Signalétiques -> Paramètres

Via les paramètres Book-in, il est possible de définir les modalités d’import pour les fichiers CODA :

Possibilité 1: Lire le fichier CODA complet (Standard)

Dans ce cas toutes les positions du fichier CODA sont importées. Ceci devrait normalement toujours être le cas.

Possibilité 2: Lire partiellement le fichier CODA

Dans ce cas vous avez la possibilité de choisir de manière ciblée quelles positions du fichier CODA doivent être pris en compte lors de l’import : paiements client avec communication structurée, paiements client sans communication structurée, domiciliations clients.

Dans le cas où Book-in ne sait pas attribuer une position de l’extrait, celle-ci sera comptabilisée sur un compte pour « Opération inconnue » et devra ultérieurement être modifier manuellement dans les opérations financières. Ce compte doit être défini dans les paramètres.

Si vous importez des fichiers CODA complets, il faudra aussi définir un compte pour les frais de banque ainsi qu’un compte pour les transferts internes de fonds.

Importations de fichiers

Saisies comptables -> Importer les relevés bancaires

Après que les préréglages sont faits, et que les fichiers CODA ont été déposés dans « Recevoir - Répertoire », ceux-ci peuvent être importer. Book-in cherche dans « Recevoir - Répertoire » après de fichiers CODA non encore importés et les propose automatiquement. La sélection du journal sert de filtre au cas où seul les fichiers d’un compte spécifique doivent être importés. De manière général il est possible d’importer des fichiers de plusieurs journaux différents en même temps.
Afin d’éviter des irrégularités, seul des fichiers qui ont des soldes qui se suivent seront acceptés et cochés. S’il manquait un extrait, le solde de départ du prochain fichier est différent du solde de fin du fichier actuel et ne peut donc pas être importé (rouge).
A l’aide de la colonne „Importer“ il est possible, dans les fichiers acceptés (vert) de choisir exactement quel fichier importer. Book-in crée automatiquement une nouvelle opération financière par fichier.


Les soldes se suivent :

Les soldes ne se suivent pas :

Des fichiers individuels peuvent aussi être importé directement via les opérations financières (Saisies comptables -> Opérations financières). Le principe est le même, par contre les soldes ne sont pas vérifiés.

Après que le fichier ait été importé, Book-in le renomme automatiquement et le copie dans le dossier „Old“. Ainsi on évite d’importer un fichier plusieurs fois.

 

Vérifier les opérations financières

Saisies comptables -> Opérations financières

Après que les opérations financières ont été créées automatiquement, celle-ci doivent être vérifiées. Toutes les positions qui n’ont pas pu être attribuées, sont comptabilisées sur le compte pour les opérations inconnues. Ces positions doivent être attribuées manuellement.


Book-in utilise la logique suivante pour attribuer les différentes opérations d’un fichier CODA de manière automatique :

Logique lors du paramètre « Lire partiellement le fichier CODA » :

Cette partie comporte 3 paramètres :

  1. Domiciliations clients
    S’il s’agit de domiciliations, les factures sont identifiées à l’aide du EndToEndID. Si Book-in trouve l’ID et donc la facture correspondante, celle-ci sera automatiquement apurée.
    S’il s’agit, dans le cas de la domiciliation, d‘un Reject/Return, l’apurement de la facture est annulé, le remboursement est comptabilisé sur le client, et le statut du mandat est rectifié.
  2. Paiement client avec communication structurée
    Il s’agit ici de paiement créditeur (qui augmente le solde du compte), qui utilisent exclusivement la communication structurée.
    Si lors de l’import du fichier CODA, une facture client correspondante est trouvée, celle-ci est automatiquement apurée. Si la facture est déjà apurée, la somme est comptabilisée sur le client sans apurement.
    Si aucune facture correspondante n’est trouvée, la somme sera comptabilisée sur le compte des opérations inconnues.
  3. Paiement client sans communication structurée
    Il s’agit ici de paiements clients (qui augmente le solde du compte), qui n’utilisent pas de communications structurées. Lors de l’import du fichier CODA, la recherche d’une facture client suit la logique suivante :
  • Si une facture contenant le nom du client, la somme et le numéro de facture ou le commentaire est trouvée dans le fichier CODA, celle-ci sera automatiquement apurée.
  • Si une facture contenant la somme ainsi que le numéro de facture ou le commentaire du fichier CODA, la facture sera automatiquement apurée.
  • Si un client est trouvé, qui correspond au fichier CODA, l’écriture sera comptabilisée sur ce client. Etant donné qu’aucune facture correspondante n’a pas été trouvée, il faut apurer la somme manuellement. Le commentaire de l’écriture est celui du fichier CODA.
  • Si un client est trouvé, qui a le même numéro de compte en banque que dans le fichier CODA, l’écriture sera faite sur ce client. Etant donné qu’aucune facture correspondante n’a été trouvée, il faut apurer la somme manuellement. Le commentaire de l’écriture est celui du fichier CODA.
  • Si aucun des 4 premier cas de figure ne correspond, l’écriture sera faite sur le compte des opérations inconnues, avec le nom et le commentaire du fichier CODA en commentaire.

Logique lors du paramètre « Lire le fichier CODA complet »

  1. Domiciliations clients
    S’il s’agit d’une domiciliation, la facture est déterminée par EndToEndID. Si Book-in trouve l’ID correspondante, cette facture est automatiquement apurée.
    S’il s’agit d’un Reject/Return, l’apurement est annulé, le remboursement est comptabilisé sur le client, et le statut du mandat est réinitialisé.
  2. Domiciliation effectuée par un fournisseur
    Ces opérations sont traitées selon le même principe que les factures fournisseurs sans communication structurée.
    Si aucune facture correspondante n’est trouvée, la somme sera comptabilisée sur le compte des opérations inconnues.
  3. Paiements clients avec communication structurée
    Il s’agit ici de paiement créditeur (qui augmente le solde du compte), qui utilisent exclusivement la communication structurée.
    Si lors de l’import du fichier CODA, une facture client correspondante est trouvé, celle-ci est automatiquement apurée. Si la facture est déjà apurée, la somme est comptabilisée sur le client sans apurement.
    Si aucune facture correspondante n’est trouvée, la somme sera comptabilisée sur le compte des opérations inconnues.
  4. Paiements fournisseurs avec commentaire structurée
    Il s’agit ici de paiement débiteur (qui diminue le solde du compte), qui utilisent la communication structurée.
    Si lors de l’import du fichier CODA, une facture fournisseur correspondante est trouvée, celle-ci est automatiquement apurée. Si la facture est déjà apurée, la somme est comptabilisée sur le fournisseur sans apurement.
    Si aucune facture correspondante n’est trouvée, la somme sera comptabilisée sur le compte des opérations inconnues.
  5. Commentaires spécifiques
    S’il s’agit d’un paiement qui contient un commentaire spécifique (voir onglet CODA dans journaux), la somme sera comptabilisée sur le compte correspondant.
    Les commentaires spéciaux seront décrits dans les points suivants.
  6. Transfert d’argent interne
    Il s’agit ici de transferts d’argent entre comptes propres. Si le compte du fichier CODA est repris dans un des journaux financiers, la somme est comptabilisée sur le compte « Transfert interne de fonds » (Paramètres).
  7. Paiements clients sans communication structurée
    Il s’agit ici de paiements créditeur (qui augmente le solde du compte), qui n’utilise pas la communication structurée.
    Lors de l’import du fichier CODA, la facture client est recherchée dans Book-in selon la logique suivante :
  • Si une facture contenant le nom du client, la somme et le numéro de facture ou le commentaire est trouvée dans le fichier CODA, celle-ci sera automatiquement apurée.
  • Si une facture contenant la somme ainsi que le numéro de facture ou la communication du fichier CODA, la facture sera automatiquement apurée.
  • Si un client est trouvé, qui correspond au fichier CODA, l’écriture sera comptabilisée sur ce client. Etant donné qu’aucune facture correspondante n’a pas été trouvée, il faut apurer la somme manuellement. Le commentaire de l’écriture est celui du fichier CODA.
  • Si un client est trouvé, qui a le même numéro de compte en banque que dans le fichier CODA, l’écriture sera faite sur ce client. Etant donné qu’aucune facture correspondante n’a été trouvée, il faut apurer la somme manuellement. Le commentaire de l’écriture est celui du fichier CODA.
  • Si aucun des 4 premiers cas de figure ne correspond, l’écriture sera faite sur le compte des opérations inconnues, avec le nom et le commentaire du fichier CODA en commentaire.
  1. Paiements fournisseurs sans communication structurée
    Il s’agit d’un paiement débiteur (qui diminue le solde du compte), qui n’utilise pas de communications structurées.
    Ces opérations sont gérées de la même manière que les paiements clients sans communication structurée.
    Si aucune facture fournisseur correspondante n’est trouvée, Book-in cherchera après une facture client correspondante.
  2. Opérations de guichet
    Toutes les opérations de guichet sont comptabilisés sur le compte « Transfert interne de fonds » (Paramètres).

 

Book-in évalue les différents points dans l’ordre ci-dessus, et prend en compte la première correspondance.
Si aucun point ne correspond, l’opération sera comptabilisé sur le compte « Opération inconnue » (Paramètres).

 

Commentaire spécifique

Signalétiques -> Journaux

Si certaines transactions se répètent et doivent être comptabilisées sur un compte/client/fournisseur spécifique, il est possible de configurer cela dans les journaux financiers en dépendance avec la famille et le commentaire.
Donc, afin d’éviter que certaines opérations du fichier soient mal ou pas du tout attribuées (Opérations inconnues), il est possible de les attribuées spécifiquement via le commentaire.

Familles – Opérations

Chaque opération du fichier CODA correspond à une certaine famille. C’est pourquoi le commentaire doit être attribué à une famille spécifique afin qu’il puisse être évalué correctement.
Famille 01 est la famille principale et peut être utilisé dans la majorité des cas. Sur l’opération en soi la famille n’a pas d’influence.

Types des Opérations:

01           Virements nationaux/locaux –SEPA credit transfers (=famille principale)

03           Chèques

04           Cartes

05           Domiciliations – Direct Debit

07           Effets de commerce nationaux

09           Opérations de guichet

11           Titres, coupons

13           Crédits

30           Opérations diverses

35           Clôture (clôtures périodiques d’intérêts, frais, etc…)

41           Virements internationaux/non-SEPA

43           Chèques étrangers

47           Effets de commerce étrangers

80           Frais et commissions isolés

Sur le lien suivant vous trouverez des information supplémentaire sur CODA : https://www.febelfin.be/fr/paiements/directives-et-protocoles-standards-bancaires

Commentaire

Si le commentaire, inscrit ici, correspond au commentaire d’une opération du fichier CODA, cette somme sera comptabilisée sur le client/fournisseur/compte.

Si le commentaire prédéfini commence par „BRT:“, alors la somme sera splittée en somme principale (BRT:) et frais bancaires (c :).  

Si la recherche doit se faire sur différents segments dans le commentaire, ceux-ci doivent être séparés par des « % ».

Type

S’agit-il d’un client, d’un fournisseur ou d’un compte ?

Tiers

De quel client/fournisseur/compte s’agit-il ?

Priorité

La priorité définit dans quel ordre les lignes seront évaluées. Par défaut Book-in évalue la liste de manière alphabétique et par famille, et tient compte de la première correspondance. Ce comportement peut être influencé via la colonne « Priorité », en triant les entrées selon le numéro.

Priorité standard :

  • Famille (ordre numérique) – commentaire (ordre alphabétique)
  • Famille
  • Commentaire

Priorité spécifique

Afin que le commentaire „SALAIRE%BBO“ soit considéré (arrive alphabétiquement après « SALAIRE » et ne serait jamais considéré) dans notre exemple, il faut une priorité plus petite que celle du commentaire « SALAIRE ». Le chiffre utilisé n’a pas d’importance.

 

Nous conseillons de définir que des opérations qui reviennent régulièrement.

 

Trucs et astuces

Le fichier CODA contient un virement collectif d’un lot fournisseur de Book-in

Possibilité 1 : Les positions individuelles peuvent être attribuées exactement à un lot fournisseur de Book-in et le lot peut être automatiquement lu dans le document :

Dans ce cas, Book-in intègre automatiquement le lot lors de l’import du fichier CODA, apure les factures et efface le lot, afin qu’il ne puisse pas être réimporté une deuxième fois par erreur.  

 

Possibilité 2 : Les positions individuelles ne peuvent pas être exactement attribuées à un lot Book-in et le lot ne sera pas automatiquement lu dans le document :

Méthode pour quand même intégrer le lot fournisseur :

  1. La somme a été comptabilisée entièrement sur le compte „Opération inconnue“ lors de l’import du fichier CODA.
  2. Cette position doit être effacée manuellement dans les opérations financières.
  3. A la place de cette position, il faut lire le lot fournisseur correspondant manuellement (Options -> Paiement fournisseurs).
  4. Après la lecture du lot, celui-ci est effacé automatiquement, afin qu’il ne puisse pas être réimporté une deuxième fois par erreur.

Opération inconnue

Si une opération est comptabilisée sur le compte opération inconnue au lieu du client ou fournisseur, il faudra en premier lieu vérifier si le nom du client/fournisseur Book-in correspond au nom du client/fournisseur du commentaire. Pour s’assurer que le nom soit le même des deux côtés, le nom du commentaire peut être copié dans la fiche signalétique du client.

Exemple : „SCHMIT&CO“ (sans espaces) du fichier CODA, ne correspond pas au „SCHMIT & CO“ de la signalétique Book-in.

Commentaire spécifique n’est pas retenu alors qu’ils sont identiques

Exemple : Bien que le commentaire „Mercedes“ est trouvé dans le fichier CODA, la somme ne serait pas comptabilisée sur le fournisseur, mais sur le compte d’attente.
Ceci est dû au fait qu’il s’agit d’une domiciliation fournisseur (famille 05), et que celle-ci est analysée avant les commentaires spécifiques, il y a donc déjà eu une concordance avant que le commentaire soit analysé.

 

Solution : Au lieu d’attribuer le fournisseur via le commentaire spécifique, il est tout simplement possible de documenter le numéro de compte dans la fiche signalétique, ou de faire correspondre le nom dans Book-in avec celui du fichier CODA.

Attribution des différentes positions

Des différentes positions peuvent aussi, si souhaité, être d‘office comptabilisées sur le compte d’attente.

Veuillez contacter le support INTEC, si vous voulez que ce réglage soit configuré.