À partir de la version 3.44 de Book-in et Trade-in, le format du numéro de la saisie comptable (Book-in) et du numéro de document (Trade-in) peut être défini en fonction de l'année civile, de l'exercice comptable et du mois, de sorte que la numérotation est déterminée en permanence de façon automatique.
Grâce à cette amélioration, la numérotation ne doit plus être ajustée manuellement lorsque l'exercice comptable change ou lorsque, par exemple, une facture doit encore être comptabilisée sur l'ancien exercice comptable.
Dans Book-in, le numéro de saisie est toujours déterminé sur la base de la période spécifiée.
Dans Trade-in, le numéro du document est toujours déterminé sur base de la date du document.
Le format de la numérotation est défini dans la signalétique des journaux (Book-in) et des documents (Trade-in). Les formats suivants peuvent être définis :
- Année civile : YY ou YYY ou YYYY
- Exercice comptable : FF ou FFF ou FFFF
Contrairement à l'année civile, le format de l'exercice comptable prend également en compte les exercices comptables décalés. Par exemple, dans le cas où une société clôture en mars 2021, les écritures de mars 2021 seront reprises dans l'exercice comptable 2020. Il ne faut pas utiliser l'exercice comptable pour les journaux financiers, car la numérotation des extraits de compte se fait toujours par année civile.
- Mois : MM
- Numéro : N (max. 6 chiffres)
Dans les exemples suivants, l'exercice comptable est défini comme suit : 04/2020 - 03/2021 (l'exercice comptable en cours est défini sous Signalétique - Société).
Exemple 1 :
Format spécifié : YYYYNNNN
Période comptable : 01/2021
Dernière facture encodée en 2021 : 20210100
Numéro proposé = 20210101
Exemple 2 :
Format spécifié : YYYYNNNN.
Période comptable : 20/12/2020 (au 20/01/2021, une facture doit être comptabilisée rétroactivement en 20/12/2020)
Dernière facture encodée en 2021 : 20210100
Dernière facture encodée en 2020 : 20209500
Numéro proposé = 20209501
Exemple 3 :
Format spécifié : FFFFNNNN
Période comptable : 01/2021
Dernière facture encodée : 20208000
Numéro proposé = 20208001. L'année comptable en cours étant 2020, 2020 est toujours proposée pour l'année, ce n’est qu’ à partir de la période 04/2021 que l'année 2021 sera proposée.
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