Ab Version 3.44 von Book-in und Trade-in kann das Format der Buchungsnummer (Book-in) sowie der Dokumentnummer (Trade-in) anhand vom Kalenderjahr, vom Geschäftsjahr und vom Monat definiert werden, sodass die entsprechende Nummer automatisch fortlaufend ermittelt wird.
Durch diese Erweiterung müssen die Nummernkreise somit nicht mehr händig angepasst werden wenn das Geschäftsjahr ändert, oder wenn beispielsweise eine Rechnung noch im alten Geschäftsjahr gebucht werden muss.
In Book-in wird die Buchungsnummer immer anhand der angegebenen Periode ermittelt.
In Trade-in wird die Dokumentnummer immer anhand vom angegebenen Dokumentdatum ermittelt.
Das Format der Nummer wird in der Stammdatei der Journale (Book-in) und Dokumente (Trade-in) definiert. Folgende Formate können definiert werden:
- Kalenderjahr: YY oder YYY oder YYYY
- Geschäftsjahr: FF oder FFF oder FFFF
Im Gegensatz zum Kalenderjahr berücksichtigt das Format Geschäftsjahr auch versetzte Geschäftsjahre. In dem Fall wo eine Gesellschaft beispielsweise im März 2021 abschließt, ist der März 2021 im Kalenderjahr 2021 aber im Geschäftsjahr 2020. Bitte bei Finanzjournalen nicht mit Geschäftsjahr arbeiten, da die Nummerierung der Kontoauszüge immer nach Kalenderjahr erfolgt.
- Monat: MM
- Nummer: N (max. 6 Stellen)
In den folgenden Beispielen ist das Geschäftsjahr wie folgt definiert: 04/2020 – 03/2021 (das laufende Geschäftsjahr wird unter Stammdaten – Gesellschaften in Book-in definiert).
Beispiel 1:
Angegebenes Format: YYYYNNNN
Buchungsperiode: 01/2021
Letzte gebuchte Rechnung für 2021: 20210100
Vorgeschlagene Nummer = 20210101
Beispiel 2:
Angegebenes Format: YYYYNNNN
Buchungsperiode: 12/2020 (in 01/2021 soll noch eine Rechnung rückwirkend in 12/2020 gebucht werden)
Letzte gebuchte Rechnung für 2021: 20210100
Letzte gebuchte Rechnung für 2020: 20209500
Vorgeschlagene Nummer = 20209501
Beispiel 3:
Angegebenes Format: FFFFNNNN
Buchungsperiode: 01/2021
Letzte gebuchte Rechnung: 20208000
Vorgeschlagene Nummer = 20208001 weil das aktuelle Geschäftsjahr 2020 ist, wird für das Jahr noch 2020 vorgeschlagen, erst ab Periode 04/2021 wird das Jahr 2021 vorgeschlagen.
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