Bureau sans papier

Digitalisation et gestion des workflows du futur

Scan-in est la clef de voûte du bureau sans papier d’Intec.

Le module prend en charge toutes les fonctions de digitalisation et de suivi des processus (workflows) depuis l’entrée des documents jusqu‘à leur archivage. Scan-in fait appel à des concepts d’intelligence artificielle (IA) et est parfaitement intégré dans la gamme des logiciels Win-in de Intec.

Références Scan-in

Avantages

Digitalisation intégrale
La recherche d’un document (facture,…) dans un classeur devient totalement obsolète.
Gestion des flux de travail (workflows)
Scan-in permet de conceptualiser des processus et d’en faire un suivi purement digital. Exemple : approbation des factures.
Parfaitement intégré avec les logiciels Intec
Vos documents sont disponibles partout où cela s’avère nécessaire : en comptabilité, au niveau des achats et des ventes, partout.
Convivial et très puissant
Retour sur investissement garanti dès la mise
en route.
Recherche Plein Texte
Scan-in peut effectuer une recherche sur le contenu d’un document grâce à sa reconnaissance optique de caractères (OCR).
Reconnaissance des documents
Scan-in lit les codes-barres. Il reconnaît le contenu des documents grâce aux modèles et à l’intelligence artificielle (IA).

Scénarios d’utilisation

Au sein de la gamme des logiciels Win-in, Scan-in est l‘outil central pour la digitalisation, l’archivage des documents et gestion des processus. Ces documents sont alors mis à la disposition des autres applications Win-in.

Comptabilité
  • Lecture des factures avec comptabilisation automatique dans Book-in.
  • Automatisation du processus de vérification des factures.
  • Archivage de toutes les pièces comptables : factures, extraits bancaires, notes de frais, rappels, paiements, etc.
Achat/Vente
  • Archivage des bons de livraison, des commandes, et de toute la correspondance « client et fournisseur » et mise à disposition dans Trade-in et Book-in.
  • Consultation des documents liés aux commandes, aux clients, ... depuis tout appareil mobile, à l’aide de nos applis Trade-in et Time-in sur iOS et Android.
Ressources humaines
  • Archivage et classement automatique de tous les documents produits par Pay-in : fiches de salaires, déclarations CCSS, etc.
  • Gestion de documents spécifiques aux ressources humaines: carte d’identité, contrat de travail, etc.
  • Mise à disposition des fiches de paie à travers un portail en ligne.
Fiduciaire
  • Énormément de fonctions spécifiques dédiées aux fiduciaires.
  • Affichage des documents et des factures dans le portail Board-in.
  • Possibilité donnée au client d’envoyer des documents par le portail Board-in ou en utilisant l’application « Intec File Exchange » afin de traiter des documents à la source.

Autres fonctions

  • Classement automatique des documents dans une arborescence intuitive, facile à utiliser.
  • Visualisation tabulaire des documents avec une fonction de recherche efficace et des exportations vers Excel.
  • Lecture automatique des e-mails entrants (exemple : réception factures d’achat).
  • Création de modèles documents sur base de documents types (lettres, contrats, etc.).
  • Possibilité d’apposer des annotations, surlignages, tampons et signatures sur des documents.
  • Impression de QR codes sur étiquettes permettant un classement automatisé de documents numérisés.
  • Historique et « chat » disponible pour tout document et pour tout workflow.
  • Module de « Scripting » permettant des développements personnalisés.
  • Capacité de traitement de très gros volumes de documents.
  • Gestion des droits d‘accès sur base d‘utilisateurs et de groupes d‘utilisateurs.
  • Prise en charge de tous les types de documents.
  • Séparation automatique de documents numérisés.
  • Fonction de numérisation intégrée, aucun logiciel externe n’est requis.
Contact