Workshop : Clôture anuelle

25 octobre 2018 par Benedikt Bocklandt
classé sous: Logiciels, Book-in

 

Généralités

Le principe de la clôture annuelle est de centraliser le détail des comptes en une écriture et de clôturer l’année comptable.

Conséquences:

  • Les valeurs déterminées par la clôture annuelle, pour les compte de classe 1 à 5, sont automatiquement transcrites dans le journal d’ouverture („AN“).
  • Pour les comptes des classes 6 et 7, toutes les écritures sont soldées, le solde de clôture (Débit/Crédit) est écrit sur le comptes des pertes et profits.
  • Toutes les écritures de l’année précédente sont effacées, exceptes les mouvements de clients et de fournisseurs non-apurés.
  • Les soldes de l’année précédente sont ajustées.
  • Le chiffre d’affaire des clients et des fournisseurs est effacé.
  • La dernière clôture annuelle est adaptée dans les paramètres.

Conseil : Le nombre de mois comptables ouverts se réfèrent à la clôture périodique et non à la clôture annuelle, donc si la limite est atteinte, il est possible de modifier la clôture périodique dans Signalétiques/Sociétés et il n’est pas nécessaire de faire la clôture annuelle.

Clôture annuelle : Clôture l’année avec les modifications décrites en amont, et est définitive.

Clôture périodique :
Bloque en règle générale la comptabilité jusqu’au mois indiqué dans la clôture inclus, afin que personne ne puisse faire d’écriture dans un période terminée/contrôlée. Cette période peut être modifié à souhait.

 

Avantage de la clôture annuelle:
La quantité de données est réduite par la centralisation et l’année est clôturé proprement.

Désavantage de la clôture annuelle :
Etant donné que le détail des écritures est perdu, il n’est consultable que via une copie de sécurité de la société avant la clôture.

-> Alternativement il est possible, comme décrit dans la suite, il est possible de simuler la clôture annuelle lors de l’impression. Ainsi il n’est pas absolument obligatoire de faire une clôture annuelle dans Book-in.

 

Simulation clôture annuelle

Afin que l’impression (Grand livre, Bilan, …) soit toujours correcte, il ne tient compte que de la clôture annuelle simulée, indépendamment de la clôture annuelle réelle. Pour cela il faut impérativement introduire la clôture annuelle correctement dans l’écran de sélection.


Grâce à cela les soldes d’ouverture, de mouvement de la période sélectionnée, et les pertes et profits seront simulés et repris correctement sur l’impression.
Cette date est donc importante pour la représentation correcte de l’impression.

Ainsi il n’est pas obligatoire de faire une clôture annuelle pour Book-in.


Dans Signalétiques -> Sociétés, il est possible de définir 3 simulations de clôture, qui seront automatiquement proposés lors de l’impression. Ainsi il ne sera pas nécessaire d’indiquer la clôture manuellement :

 

Procédure de la clôture annuelle

1. Procéder à une correction de la comptabilité. Cette correction doit obligatoirement être correcte!

2. Redémarrer Book-in.

3. Créer une copie de sécurité et la sauvegarder sur le serveur (Si aucune copie de sécurité/Fichier .zip n’a été créée le jour même, la clôture ne pourra être effectuée).

4. Copier la sauvegarde sur un medium externe. Seul la copie de sécurité contiendra encore les écritures détaillées et est donc important. En règle générale elle doit être gardé pendant 1 10  ans pour des contrôles éventuels par le législateur.

5. Redémarrer Book-in.


6. Copier la société dans un numéro libre, dans le cas où la licence le permette. Ne pas oublier de rerentrer par la suite dans la société de départ. En principe les deux dernières positions du numéro de société correspondent à l’année de clôture (par exemple le dossier 216 pour la copie avant la clôture 2016).

Ceci à l’avantage, que lorsqu’il faudra consulter une écriture avant clôture, il ne faudra pas lire une copie de sécurité, mais seulement changer de dossier.

7. A contrôler :
a) Toutes les écritures sont-elles entrées ? Le comptable a-t-il donné son accord pour la clôture ?
Il s’agit ici, en règle générale, d’opérations diverses qui sont généralement effectuées par le comptable. (p.ex. : solde de la TVA, compte de transfert, transferts internes d’argent, amortissements, salaires, modifications de stoque, …).

b) Toutes les impressions sont-elles faites ?
- « Bilan simple clients/fournisseurs/comptes » de l’année complète
- « Historique (extraits de compte) clients/fournisseurs/comptes détaillés » de l’année complète
Lors de ces impressions, il vaut la peine de cocher l’option „Réduit“ pour l’historique des comptes. Ainsi pour les comptes où l’option „Centralisation“ est coché, seul le total et le solde est affiché et non les mouvements.

8. Compare les historique clients et fournisseurs avec les comptes centralisateurs 400000 (BE)/401100 (LU) des clients respectivement 440000 (BE) /441100 (LU) des fournisseurs :
- Imprimer l’extrais de comptes clients (Période de laisser vide, seulement Période à).
Le solde doit correspondre avec celui du compte 400000 (BE)/401100 (LU) de l’impression „Grand livre des comptes“.
- Imprimer l’extrais de comptes fournisseurs (Période de laisser vide, seulement Période à).
Le solde doit correspondre avec celui du compte 440000 (BE) /441100 (LU) de l’impression „Grand livre des comptes“.

9. Signalétiques comptes : lors de la clôture annuelle, les comptes où l’option „Apurer“ est cochée, toutes les écritures non-apurées sont repris dans les ouvertures (AN). C’est pourquoi il vaut la peine de vérifier, avant la clôture, s’il n’y a pas de comptes superflue pour lesquelles l’option „apurer“ serai cochée, afin d’éviter que l’ouverture ne deviennent inutilement grand. Pour vérifier si un compte est effectivement apuré, il suffit de vérifier dans l’historique si des écritures ont été apurées, si ce n’est pas le cas l’option peut être décochée.

 

10. Effectuer la clôture annuelle.

11. Imprimer le journal d’ouverture.

Tableau TBil

Pour divers impression (Bilan, eCDF, …) il faut quand-même la centralisation des années précédentes, c’est pourquoi ils sont repris dans une tableau séparé „TBill“. Ce tableau n’est jamais effacé lors de la clôture annuelle.


Apurement

Si pour un compte l’option „Apurement“ est cochée, alors toutes les écritures non-apurées sont repris dans le journal d’ouverture (AN).

  • Cette option n’est à activer que pour les comptes qui doivent effectivement apurés, si non le journal d’ouverture devient trop grand et confus.
  • Cette option ne devrait jamais être activé dans les comptes de classe 6/7, étant donné que ceux-ci seront transféré dans les pertes et profits.

 

 

Produits / Charges

Lors de la clôture annuelle il faut s’assurer que pour tous les comptes de classe 6/7, qui ont un solde, l’option „Produit/Charge“ soit cochée :

Si la clôture annuelle est quand même effectuée, les écritures seront reprises dans le journal d’ouverture, et donc ces écritures devront être effacé dans le journal d’ouverture et leur solde devras être ajouté ou enlevé du compte de pertes et profits selon le cas. Cette option assure que le compte sera repris dans le calcul des pertes et profits.

 

Quand une clôture annuelle ne peut-elle pas
être effectuée ?

La clôture annuelle effective dans Book-in ne doit pas être faite dans le cas où les documents/formulaires suivant seront produits par Book-in, car sinon des détails important manqueraient :

  • Si des fichiers FAIA doivent être fait pour des année clôturées.
  • Si des documents eCDF sont produit par Book-in.
  • Si l’on travaille avec une comptabilité analytique (p.ex. listes d’analytique croisée).
  • Si la TVA à payer/à recevoir est calculé selon le régime d’imposition „Recettes“ et non „Ventes“.



Est-il possible d’annuler une clôture annuelle ?

NON, une clôture annuelle est définitive et ne peut pas être défait. Seul la lecture de la copie de sécurité effectuée avant la clôture peut rétablir les données. Mais ceci auras comme conséquence la perte de toutes les entrées effectuées après la clôture. En cas de doute prenez contact avec le support d’INTEC.
La clôture annuelle 12/2016 est effectuée :

  • Par la clôture toutes les lignes de détail des écritures/mouvements jusqu’à 12/2016 sont effacé du tableau TBew, comme décrit au préalable, et les soldes sont seulement enregistrés dans le tableau TBil. Dans la société la période de clôture est mis sur 12/2016.
  • La période de la clôture annuelle ne peut être modifier sur une période antérieur, par ex.: 12/2015 pour effectuer encore des écriture en 2016. Lors d’une correction de la comptabilité, le tableau TBil est effacé à parti de la dernière clôture annuelle (01/2016 pour notre exemple) et sera recalculé à partir des écritures/mouvements (Tableau TBew). Le tableau TBew n’aurai pas d’entrées pour 2016, étant donné que la clôture de 2016 a déjà été faite et les données serait donc perdu.
    La seule possibilité dans ce cas, sera de reprendre une copie de sécurité qui contient les soldes du tableau TBil de 2016, et les copier via script SQL dans la base de données principale.

 

Que se passe-t-il avec les factures ouvertes ?

Exemple : La clôture annuelle 12/2016 est effectuée :

Fact 1 : Toutes les factures existantes, qui ont apurées jusqu‘à la date du 31/12/216 et dont le payement a aussi été effectué avant le 31/12/2016 sont complétement centralisé. Par la suite plus rien de ces factures n’est disponible dans Book-in.

Fact 2 : Toutes les factures existantes, qui ont été apurées après le 31/12/2016, sont centralisés. Par la suite plus rien de ces factures n’est disponible dans Book-in.

Afin de pouvoir apurer les payements, à la place de la facture, un document REP, avec la somme, est créé au 01/01/2017 et le payement est automatiquement apuré avec ce document.

Fact 3 : Toute facture existantes, qui ne sont pas encore apurées, ne sont pas effacé, afin qu’un payement puisse être apuré avec la facture par la suite. De ces factures, ne persiste que la composante client, les comptes étant centralisés.

Résultat :

 

Que se passe-t-il avec les comptes de l’AN ?

  • De Fact 1 rien n’est repris étant donné que la factures été apuré jusqu’au 31/12/2016.
  • De Fact 2 la valeur du compte de centralisation est repris dans l‘AN, étant donné que la facture n’était pas encore apurée au 31/12/2016. C’est pour quoi dans le REP seul la composante client est reprise et non le compte de centralisation, car on en tient déjà compte dans l’AN.
  • De Fact 3 la valeur du compte de centralisation est repris dans l‘AN, étant que la facture n’été pas encore apuré au moment d’effectuer la clôture annuelle. C’est pourquoi seul la composante client reste.

 

Dans notre exemple, sur le compte de centralisation du client, il reste 500,00€.

 

Que se passe-t-il avec la réouverture ?

Exemple : La clôture annuelle 12/2016 est effectuée :

  • Toutes les écritures du type A (Clients) + B (fournisseurs), qui ne sont pas encore apuré le 31/12/2016, sont repris dans la réouverture, mais toutes les écritures apurées du type A + B sont effacées.
  • Toutes les écritures du type C (Comptes) sont toujours effacées et repris dans le journal AN.