Case Study: OIKOPOLIS digitalise sa comptabilité financière avec Scan-in et Book-in

Dans la série "Case Study", nous présentons des projets et des clients qui donnent un aperçu des possibilités de nos solutions logicielles.

« Le gain de temps et d’efficacité dans notre comptabilité financière est considérable. Par rapport à notre ancienne organisation basée sur le papier, nous bénéficions aujourd’hui d’une bien meilleure visibilité et d’une plus grande clarté. »

Axel Jung | Responsable de la comptabilité, Naturata

Avant leur mise en place, de nombreux processus étaient encore basés sur le papier et nécessitaient un important travail manuel. Le traitement, le classement et la recherche des factures prenaient du temps et rendaient difficile une vue transparente des processus en cours. L’objectif était de rendre la comptabilité plus efficace tout en améliorant la traçabilité et la disponibilité des informations.

Avec Scan-in, la saisie et le traitement numériques des documents entrants ont été mis en place. En combinaison avec Book-in, un workflow numérique de bout en bout a ainsi été mis en place pour la gestion de la comptabilité financière. Aujourd’hui, les factures et les documents sont enregistrés de manière centralisée, traités électroniquement et accessibles à tout moment, indépendamment du lieu.

La migration et la mise en œuvre ont été étroitement accompagnées par Intec et se sont déroulées sans encombre. Les difficultés rencontrées au cours du projet ont été rapidement identifiées et résolues conjointement. L’approche de conseil d’Intec a été particulièrement appréciée : plutôt que d’assumer durablement certaines tâches à la place du client, l’accent a été mis sur l’autonomisation des équipes internes d’OIKOPOLIS, afin qu’elles puissent gérer et faire évoluer elles-mêmes leurs processus.

Axel Jung

Responsable de la comptabilité, Naturata

« Le passage de notre comptabilité financière à Book-in, en combinaison avec Scan-in, a considérablement simplifié l’ensemble de nos processus de travail. Le gain de temps et d’efficacité dans notre comptabilité financière est considérable. Par rapport à notre ancien fonctionnement basé sur le papier, nous bénéficions aujourd’hui d’une bien meilleure vue d’ensemble. Les améliorations obtenues sont clairement supérieures à nos attentes.

La migration et la mise en œuvre ont été étroitement accompagnées par Intec et se sont déroulées sans encombre. Les difficultés rencontrées au cours du projet ont été rapidement identifiées et résolues conjointement. L’approche de conseil d’Intec a été particulièrement appréciée : plutôt que d’assumer durablement certaines tâches à la place du client, l’accent a été mis sur l’autonomisation des équipes internes d’OIKOPOLIS, afin qu’elles puissent gérer et faire évoluer elles-mêmes leurs processus.»

Ralf Leifgen

Président-directeur général d’Oikopolis Participations SA

« La mise en œuvre et la migration se sont déroulées sans encombre, notamment grâce au soutien engagé d’Intec. Les difficultés rencontrées au cours du processus de mise en œuvre ont été rapidement prises en charge et résolues de manière satisfaisante.

Pour les tâches que nous sommes en mesure de réaliser avec nos propres équipes, les conseils d’Intec visent toujours à donner à nos collaborateurs les moyens de les accomplir eux-mêmes. Cette approche, qui favorise l’autonomie du client, m’a particulièrement plu. »

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