Case Study: OIKOPOLIS digitalisiert die Finanzbuchhaltung mit Scan-in und Book-in
In der Reihe "Case Study" stellen wir Projekte und Kunden vor, die einen Einblick in die Möglichkeiten unserer Softwarelösungen bieten.
„Der Zeit- und Effizienzgewinn in unserer Finanzbuchhaltung ist enorm. Im Vergleich zu unserer papiergebundenen alten Welt erleben wir einen deutlichen Zuwachs an Übersichtlichkeit.”
Axel Jung | Leiter Buchhaltung Naturata
Die OIKOPOLIS-Gruppe in Luxemburg steht seit Jahrzehnten für nachhaltiges, ökologisches und verantwortungsvolles Wirtschaften. Als Netzwerk aus Unternehmen entlang der Bio-Wertschöpfungskette verfolgt OIKOPOLIS das Ziel, effiziente Strukturen mit sozialen und ökologischen Werten zu verbinden. Im Zuge der digitalen Transformation entschied sich die Gruppe dazu, ihre Finanzbuchhaltung mit den Lösungen Scan-in und Book-in von Intecsoft zu modernisieren.
Vor der Einführung waren zahlreiche Abläufe papierbasiert und mit hohem manuellem Aufwand verbunden. Die Bearbeitung, Ablage und Suche von Rechnungen kostete Zeit und erschwerte eine transparente Übersicht über laufende Prozesse. Ziel war es, die Buchhaltung effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit sowie Verfügbarkeit von Informationen zu verbessern.
Mit Scan-in wurde die digitale Erfassung und Verarbeitung eingehender Belege eingeführt. In Kombination mit Book-in entstand ein durchgängiger digitaler Workflow für die Finanzbuchhaltung. Rechnungen und Dokumente werden heute zentral erfasst, elektronisch weiterverarbeitet und jederzeit standortunabhängig verfügbar gemacht.
Die Migration und Einführung wurden von Intecsoft eng begleitet und konnten reibungslos umgesetzt werden. Herausforderungen während des Projekts wurden zeitnah identifiziert und gemeinsam gelöst. Besonders geschätzt wurde dabei der Beratungsansatz von Intecsoft: Statt Aufgaben dauerhaft extern zu übernehmen, lag der Fokus darauf, die internen Teams von OIKOPOLIS zu befähigen, Prozesse eigenständig zu steuern und weiterzuentwickeln.
Axel Jung
Leiter Buchhaltung Naturata
„Durch die Umstellung unserer Finanzbuchhaltung auf BookIn in Verbindung mit ScanIn haben sich alle Arbeitsabläufe deutlich vereinfacht. Der Zeit- und Effizienzgewinn in unserer Finanzbuchhaltung ist enorm. Im Vergleich zu unserer papiergebundenen alten Welt erleben wir einen deutlichen Zuwachs an Übersichtlichkeit. Die erreichten Verbesserungen liegen klar über unseren Erwartungen."
Ralf Leifgen
Vorstandsvorsitzender Oikopolis Participations SA.
„Implementierung und Migration verliefen reibungslos – insbesondere auch dank der engagierten Unterstützung seitens Intecsoft. Herausforderungen im Implementierungsprozess wurden zeitnah gemeistert und zufriedenstellend gelöst.
Für Aufgaben, die wir mit eigenen Leuten umsetzen können, liegt der Fokus der Beratung durch Intecsoft stets darauf, unsere eigenen Teams zu befähigen, diese Aufgaben zu bewältigen. Dieser die Souveränität des Kunden fördernde Ansatz hat mir besonders gut gefallen."
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