In trade-in können pro Artikel die Lagermengen verwaltet werden. Da zwischen den theoretischen Lagermengen im Programm und den vorhandenen Mengen des Lagers naturgemäß Differenzen bestehen (Diebstahl, Irrtümer, defekte Ware, ...), muss der Lagerbestand gezählt werden.
Diese Arbeit kann natürlich bei größeren Betrieben eine ganze Zeit dauern. Damit während dieser Zeit trotzdem weiter mit trade-in verkauft und eingekauft werden sollte, wird die Inventur in der Regel über eine so genannte Arbeitstabelle verwaltet. Diese Arbeitstabelle wird in der Regel dann gegründet, wenn alle Dokumente verrechnet sind und alle Bewegungen eingetragen wurden.
Später werden dann die Mengen der Arbeitstabelle mit den wirklich vor Ort gefundenen
Mengen verglichen. Die so entstandenen Differenzen werden dann auf die Arbeitstabelle und die Artikeltabelle verbucht. Die definitive Inventurliste wird danach anhand der Arbeitstabelle gedruckt und nicht anhand der Artikeltabelle, da mittlerweile wahrscheinlich wieder Bestandsveränderungen durch Einkauf und Verkauf entstanden sind.
Hier finden Sie eine kurze Anleitung zu der Funktionsweise der Inventur in Trade-in.
Gerne kommt ein Intec Mitarbeiter zu Ihnen vor Ort um die Prozedur gemeinsam mit Ihnen durchzugehen. Bitte kontaktieren Sie uns hierzu unter +352 97 80 87 oder info@intecsoft.com
Nachdem alle Dokumente (Lieferscheine, Rechnungen, ...) verbucht wurden und die Artikelbewegungen eingetragen sind (am Ende des Jahres), kann die Arbeitstabelle gegründet werden. Dabei wird automatisch eine Kopie der Artikeldatei durchgeführt.
Entweder wird eine Kopie der aktuellen Artikeldatei (Aktueller Artikelstock) genommen oder man berücksichtigt auch noch rückwirkend die Lagerbewegungen ab einem gewissen Datum
(Stock über Lagerbewegungen). Damit ist es also möglich, einen Inventurwert rückwirkend zu ermitteln ! Die Lagerbewegungen werden bis einschließlich des eingegebenen Datums berücksichtigt; somit ist der Stock errechnet welcher am Abend des angegebenen Tages aktuell war. Bei Wareneingängen kann zudem bestimmt werden, dass als Datum das Eingangsdatum (Datum des Lieferscheins) genommen wird. In allen andern Fällen ist es das Rechnungsdatum.
Eine Zusatzoption erlaubt es, die Arbeitstabelle zu gründen in dem zudem nur jene Artikel erscheinen, die seit einem gewissen Datum nicht mehr eingekauft wurden (laut den Statistiken der Artikel).
Beim Gründen der Arbeitstabelle wird wie gesagt eine Kopie der Artikeltabelle genommen mit den aktuellen Mengen. Es bleibt dem Benutzer vorbehalten, den Artikelpreis für die Inventur-Arbeitstabelle festzulegen.
Nachdem die Lagermengen gezählt wurden, können diese in der Inventur eingetragen werden. Dabei sollte als Option die beiden Tabellen angepasst werden (Beide = Arbeitstabelle und Artikeltabelle).
Dies kann auf einem kleinen Beispiel verdeutlicht werden : Beim Erstellen der Arbeitstabelle ist die Lagermenge 10. Danach wird gezählt und eine Menge von 8 festgestellt. Mittlerweile wurden noch 4 Artikel verkauft, so dass die Menge der Artikeltabelle 6 ist. Es wird also eine Mengendifferenz von 2 in den Statistiken (manueller Ausgang) eingetragen. Somit steht in der Arbeitstabelle die Menge 8 und in der Artikeltabelle die Menge 4 (= 6 - 2).
Falls mit der Artikel- und der Arbeitstabelle gearbeitet wird (Option "beide"), so kann die Erfassung über die Mengen der Arbeitstabellen oder der Artikeltabelle erfolgen. Wählen Sie dazu bei der Frage "Eingabe Menge Arbeitstabelle" die entsprechende Art zu Arbeiten. In unserm Beispiel erfolgt dies über die Arbeitstabelle.
Hierzu ist noch zu erwähnen, dass die Zählung mit einem Barcode Scanner beschleunigt werden kann. Voraussetzung ist dabei, dass alle Artikel mit den korrekten Barcodes gepflegt wurden. Die Datei vom Scanner wird dann in Trade-in eingelesen.
Als letzten Schritt wird noch die Inventurliste ausgedruckt. Die Ausdrucke der Inventurlisten beziehen sich entweder auf die Arbeitstabelle des Inventars oder die Artikeltabelle.
Dabei gibt es Listen mit Preisen und Mengen oder nur mit den Artikelmengen.
Nutzen Sie zudem die diversen Auswahlmöglichkeiten, um die Listen nach den gewünschten Kriterien zu begrenzen.
Die Liste, die den Steuerberater interessiert, ist die "Liste Inventur mit Preis". Sie enthält das Total des Lagerwertes in €uro.