Pay-in - COVID-19

17. November 2020 von Thomas Greimers
abgelegt unter: Programmänderungen, Pay-in

zuletzt geändert am 17.11.2020 um 16:30 Uhr

In folgendem Blog finden Sie alle relevanten Links und Programmerweiterungen bezüglich COVID-19.

 

Auflistung der wichtigsten Informationsquellen seitens des Gesetzgebers in Luxemburg:


Kurzarbeit an einem Feiertag

  • Offizielle Erklärung seitens der ADEM (FAQ Punkt 38)

    Fällt ein Feiertag (z.B. Ostermontag) in die Zeit der Kurzarbeit, kann für diesen Tag unter bestimmten Voraussetzungen Kurzarbeitergeld gezahlt werden:

    1. Unternehmen, die aufgrund eines Regierungsbeschlusses ihre Tätigkeit nicht mehr ausüben dürfen und deren komplette Belegschaft in Kurzarbeit ist.
      Für den Feiertag wird Kurzarbeitergeld gezahlt. So zahlt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer 80 % seines Bruttostundenlohns und erhält 80 % vom Beschäftigungsfonds zurückerstattet.

    2. Unternehmen, die während der Krise weiterarbeiten und in denen lediglich ein Teil der Beschäftigten in Kurzarbeit sind:
      Arbeitnehmer, die sowohl am Tag vor als auch am Tag nach dem gesetzlichen Feiertag in Kurzarbeit sind, haben Anspruch auf Kurzarbeitergeld für den gesetzlichen Feiertag. Der Arbeitgeber zahlt dem Arbeitnehmer mindestens 80 % seines Bruttostundenlohns und erhält 80 % vom Beschäftigungsfonds zurückerstattet.
      Für Arbeitnehmer, die die oben genannten Kriterien nicht erfüllen, muss der Arbeitgeber für den Feiertag 100% der Gehaltskosten übernehmen.

  • Für Feiertage, an denen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Kurzarbeit erklärt und für die der Arbeitnehmer keinen zusätzlichen Urlaub zugute haben soll, kann in Pay-in die Lohnart DHFER mit der entsprechenden Anzahl Stunden gebucht werden. Dadurch werden diese Stunden vom Konto „Anrecht Stunden Feiertag“ abgezogen.

 

Folgende Erweiterungen sind verfügbar ab Version 3.42.3.1 von Pay-in
(erstellt 18/11/2020)

Bedingt dadurch, dass die CNS Krankheiten vom Typ „Krankheit“ und „Arbeitsunfall“ während den Perioden 04/2020 – 06/2020 wegen COVID-19 direkt entschädigt hat (ohne Berücksichtigung der 77-Tage Regelung), erhält der Arbeitgeber ein Schreiben der CNS mit den Beträgen, die die CNS dem Arbeitnehmer bezahlt hat. In dem Fall wo die CNS dem Arbeitnehmer weniger bezahlt hat als der Arbeitgeber bezahlt hätte, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer diese Differenz rückwirkend entschädigen.

Hierfür wurden in der aktuellen Pay-in Version folgende Erweiterungen programmiert:

  • Neues Fenster unter Verschiedenes -> Regularisierung CNS.
  • Als Periode muss die Periode 04/2020 – 06/2020 ausgewählt werden.
  • Standardmäßig werden Krankheiten vom Typ „Krankheit“ und „Arbeitsunfall“ berücksichtigt, da diese Krankheiten von der Regularisierung betroffen sind.
  • Mithilfe des Schreibens, welches Sie von der CNS erhalten, füllen Sie die Spalten „Tage Regul. CNS“ und „Brutto Regul. CNS“ aus.
    • Steht in der Spalte „Betrag Regularisierung“ ein positiver Betrag, muss dieser Betrag dem Arbeitnehmer bezahlt werden. In dem Fall wird die Spalte „Korrigieren“ automatisch angehakt und in der Spalte „Periode Regul. CNS“ wird als Periode die nächste Periode vorgeschlagen, für die es noch keinen Lohn für diesen Arbeitnehmer gibt. In dem Fall wo der Arbeitnehmer bereits ausgeschieden ist, wird die Periode vom Austrittsdatum vorgeschlagen. Der Benutzer hat ebenfalls die Möglichkeit, die Korrektur auf den ursprünglichen Löhnen zu korrigieren, beim Verlassen vom Fenster öffnet sich dann automatisch das Modul „Neuberechnung und Nettoausgleich“, wodurch die betroffenen Löhne dann neu berechnet werden und dadurch dann automatisch ein Nettoausgleich erfolgt insofern dieses Modul genutzt wird.
    • Steht in der Spalte „Betrag Regularisierung“ ein negativer Betrag, wird standardmäßig nicht korrigiert, der Benutzer hat aber die Möglichkeit dies zu übersteuern.
  • Die Korrekturen werden mit einer neuen Standard-Lohnart „BCNS - Regularisierung CNS“ auf den Löhnen gebucht. Wurden die Beträge also in der Maske „Regularisierung CNS“ erfasst, bevor der Lohn der Korrekturperiode erstellt wird, so wird diese Lohnart dann beim Erstellen des Lohnes automatisch durch Pay-in gebucht.

 

Folgende Erweiterungen sind verfügbar ab Version 3.41.2.1 von Pay-in
(erstellt 13/07/2020)

Mit dem Ende des Krisenzustandes am 24. Juni 2020 treten wieder die normalen Bestimmungen in Kraft; hierfür werden in Pay-in bedingt durch das Update 3.41.2.1 folgende Parameter angepasst:

  • Monatliche Parameter:
    • Fixer Typ Zahlung für Krankheiten vom Typ "Krankheit" / "Arbeitsunfall" : das Feld wird ab Periode 07/2020 wieder geleert, da ab dieser Periode wieder die 77 Tage-Regelung angewendet wird
    • Fixer Typ Zahlung für Krankheiten vom Typ "Familiäre Gründe" : das Feld wird ab Periode 07/2020 wieder geleert, da ab dieser Periode wieder die 77 Tage-Regelung angewendet wird
    • Erklärungen CCSS (DECMAL): 0-Stunden Krankheit für folgenden Typ Zahlung erklären : das Feld wird ab Periode 07/2020 wieder geleert, da ab dieser Periode keine 0-Stunden mehr deklariert werden dürfen
    • "Datum von / bis" mit der Bezeichnung "Krankheiten vom Typ "Arbeitsunfall" / "Krankheit" ignorieren für Tage-Regelungen" :
      • Das „Datum bis“ wurde in Periode 06/2020 an den 24/06/2020 gesetzt (Ende des Krisenzustandes)
      • Das „Datum von / bis“ wurde in Periode 07/2020 wieder geleert, da Krankheiten ab dieser Periode wieder für die Tage-Regelungen berücksichtigt werden müssen

Wurden für die Periode 07/2020 bereits Löhne mit Krankheiten berechnet, bevor das Update auf die Version 3.41.2.1 installiert wurde, kann hierfür das Modul „Neuberechnung und Nettoausgleich“ aufgerufen werden, um den Typ Zahlung der Krankheit für die Periode 07/2020 neu zu berechnen:

  • Neuberechnung und Nettoausgleich
    • In der Auswahl Parameter "Krankheiten : Typ Zahlung aktualisieren und neu berechnen" aktivieren
    • Wenn die Neuberechnung ausgehend von den monatlichen Parametern ausgeführt wird, ist dieser Parameter automatisch aktiv.
    • Die Neuberechnung kann jederzeit manuell geöffnet und der Parameter durch den Benutzer aktiviert werden.
    • Durch diesen Parameter wird das Feld “Typ Zahlung“, bei bestehenden Krankheiten der ausgewählten Periode(n) neu ermittelt. Diese Option sollte nur dann aktiviert werden, wenn man das Feld „Typ Zahlung“ der Krankheiten explizit neu initialisieren möchte (beispielsweise nach dem Update auf die Version 3.41.2.1 und nur für die Periode 07/2020, wenn zu diesem Zeitpunkt bereits Löhne mit Krankheiten für Periode 07/2020 erfasst wurden), da die Neuberechnung den Typ Zahlung ansonsten auch bei Krankheiten anpassen geht bei denen der Benutzer diesen Typ ggfls. explizit angepasst hat.


Folgende Erweiterungen sind verfügbar ab Version 3.40.2 von Pay-in
(erstellt 22/05/2020)

Ab dieser Version ist es möglich, die Abrechnung der Stunden wegen Kurzarbeit im Zusammenhang mit COVID-19 zu erstellen.
Hierfür wird in pay-in eine XML-Datei erstellt, die dann anschließend über die Plattform „myguichet“ an die zuständige Behörde übermittelt werden kann.
In dieser XML-Datei werden lediglich der Name und die Sozialversicherungsnummer der betroffenen Arbeitnehmer hinterlegt für die in der angegeben Periode Stunden Kurzarbeit erfasst wurden; die effektiven Stunden und Beträge müssen im Vorfeld an die CCSS übermittelt worden sein mittels der DECSAL-Datei. Detailliertere Infos diesbezüglich finden Sie in hier.

  • Parameter
    • In den allgemeinen Parametern der Gesellschaft (Reiter „Löhne“) kann der Benutzer das "XML Zielverzeichnis für Kurzarbeit (COVID-19)" definieren, in das die XML-Datei abgelegt werden soll.

  • Monatliche Parameter
    • In den monatlichen Parametern wurde ein neues Feld "Referenznummer der Akte für Kurzarbeit (COVID-19)" hinzugefügt.
      In diesem Feld kann der Benutzer die Referenznummer, die der Arbeitgeber für jeden Monat für den er einen Antrag auf Kurzarbeit wegen COVID-19 erstellt hat und per E-Mail/Brief von der ADEM erhält hinterlegen.
      Die angegebene Nummer wird dann im Dateinamen der XML-Datei hinterlegt.
      Das Dateiname hat folgendes Format: [Gesellschaftsnummer Pay-in]_[ Referenznummer der Akte für Kurzarbeit (COVID-19)]_[Periode].XML

  • Ausdruck
    • Unter „Ausdrucke“ – „Stempeln“ – „Kurzarbeit“ wurde ein neuer Ausdruck „Kurzarbeit COVID-19 – Aufst. der Beträge zu Lasten des Staates“ hinterlegt
    • Auf diesem Ausdruck werden alle Arbeitnehmer der ausgewählten Periode berücksichtigt, für die Stunden Kurzarbeit erfasst wurden
    • Beim Schließen vom Ausdruck erhält der Benutzer die Frage ‚Möchten Sie die XML-Datei erstellen?‘; bei Bestätigung dieser Frage wird die XML-Datei erstellt und in den entsprechenden Ordner abgelegt

  • Hinterlegen der Datei
    • Die erstellte XML-Datei kann anschließend per „myguichet“ hinterlegt werden
    • Nachdem man sich in „myguichet“ angemeldet hat, kann man hier in den Bereich „Hinterlegen Sie ein ausgefülltes Dokument“ klicken und im folgenden Fenster die im Vorfeld erstellte Datei aus pay-in per Drag&Drop uploaden, hierdurch wird dann automatisch ein neuer Vorgang „ADEM : Décompte du chômage partiel pour cause de force majeure COVID-19 (Coronavirus)“ erstellt, der anschließend in der Rubrik „Meine Vorgänge“ weiter bearbeitet werden kann
    • Benutzer die keine XML-Datei verwenden möchten um die Meldung in „myguichet“ zu hinterlegen, können diesen Vorgang manuell erstellen indem Sie in den Bereich „Wählen Sie einen Vorgang aus“ klicken und dann das entsprechende Dokument auswählen
    • Eine Fiduciaire muss pro Mandant eine getrennte Datei in pay-in erstellen und anschließend per myguichet hinterlegen, da es seitens der Plattform nicht möglich ist in einer XML-Datei mehrere Mandanten zu hinterlegen


Folgende Erweiterungen sind verfügbar ab Version 3.39.9 von Pay-in
(erstellt 20/04/2020)

  • Monatliche Parameter
    • In den monatlichen Parametern wurde ein neues Auswahlfeld "Fixer Typ Zahlung für Krankheiten vom Typ "Krankheit" / "Arbeitsunfall"" hinzugefügt.
      Nach dem Update und dem Starten von Pay-in ab Periode 04/2020, schlägt Pay-in automatisch vor diesen Parameter auf den Wert "Entschädigung durch die CNS" zu setzen.
      Krankheiten vom Typ "Krankheit" / "Arbeitsunfall" werden somit ab Periode 04/2020 immer direkt durch die CNS entschädigt insofern der Arbeitnehmer, bedingt durch die 78-Wochen Regelung, nicht aus der CNS ausgeschieden ist.
    • In den monatlichen Parametern wurde ein neues Auswahlfeld "Fixer Typ Zahlung für Krankheiten vom Typ "Familiäre Gründe"" hinzugefügt.
      Nach dem Update und dem Starten von Pay-in ab Periode 04/2020, schlägt Pay-in automatisch vor diesen Parameter auf den Wert "Entgeltfortzahlung" zu setzen.
      Krankheiten vom Typ "Familiäre Gründe" werden somit ab Periode 04/2020 immer vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer bezahlt und der Arbeitgeber bekommt diese zu 100% erstattet; insofern der Arbeitnehmer, bedingt durch die 78-Wochen Regelung, nicht aus der CNS ausgeschieden ist.
    • In den monatlichen Parametern wurde ein neues Auswahlfeld "Erklärungen CCSS (DECMAL): 0-Stunden Krankheit für folgenden Typ Zahlung erklären" hinzugefügt.
      Nach dem Update und dem Starten von Pay-in ab Periode 04/2020, schlägt Pay-in automatisch vor diesen Parameter auf den Wert "Entschädigung durch die CNS" zu setzen.
      Bei Krankheiten vom Typ Zahlung "Entschädigung durch die CNS" werden somit ab Periode 04/2020 immer 0 Stunden Krankheit gemeldet.
      Quelle CCSS (nur in französischer Sprache)
    • In den  monatlichen Parametern wurde ein "Datum von / bis" mit der Bezeichnung "Krankheiten vom Typ "Arbeitsunfall" / "Krankheit" ignorieren für Tage-Regelungen" hinzugefügt.
      Nach dem Update und dem Starten von Pay-in ab Periode 03/2020, schlägt Pay-in automatisch vor das "Datum von" auf den Wert "18/03/2020" zu setzen (Start der Maßnahmen zu COVID-19).
      Krankheiten vom Typ "Krankheit" / "Arbeitsunfall" werden während dem angegebenen Zeitraum weder für die Berechnung der 77-Tage Regelung, noch für die der 78-Wochen Regelung berücksichtigt.
      Nach dem Abspeichern der monatlichen Parameter erscheint die Frage ob eine Neuberechnung der Löhne erfolgen soll.

  • Neuberechnung und Nettoausgleich
    • In der Auswahl wurde der Parameter "Krankheiten : Typ Zahlung aktualisieren und neu berechnen" hinzugefügt.
    • Wenn die Neuberechnung ausgehend von den monatlichen Parametern ausgeführt wird, ist der neue Parameter automatisch aktiv.
    • Die Neuberechnung kann jederzeit manuell geöffnet und der Parameter durch den Benutzer aktiviert werden.
    • Durch diesen Parameter wird das Feld “Typ Zahlung“, bei bestehenden Krankheiten der ausgewählten Periode(n), nach der oben beschriebenen Logik, neu ermittelt. Diese Option sollte nur dann aktiviert werden, wenn man das Feld „Typ Zahlung“ der Krankheiten explizit neu initialisieren möchte (beispielsweise nach dem Update auf die Version 3.39.9 und nur für die Periode 04/2020, wenn zu diesem Zeitpunkt bereits Krankheiten für Periode 04/2020 erfasst wurden), da die Neuberechnung den Typ Zahlung ansonsten auch bei Krankheiten anpassen geht wo der Benutzer diesen Typ ggfls. explizit angepasst hat.

  • Arbeitnehmer : Krankheitstage
    • Neue Kolonne "Ignorieren für Tage-Regelungen" hinzugefügt.
    • Erfasste Krankheitstage, für die dieser Parameter aktiviert wurde, werden weder für die Berechnung der 77-Tage Regelung, noch für die der 78-Wochen Regelung berücksichtigt.
    • Falls die Krankheitstage über den dafür vorgesehenen Import in Pay-in importiert werden, dann wird dieser Parameter automatisch durch den Import verwaltet.


Folgende Erweiterungen sind verfügbar ab Version 3.39.7 von Pay-in

  • Neues Statut "Lehrling (Erwachsenenausbildung)" (Code AA)
    • Es wurde ein neues Statut "Lehrling (Erwachsenenausbildung)" (Code AA) für Lehrlinge in Erwachsenenausbildung hinzugefügt.
      Dieses Statut ist vom neuen Statuten-Typ "Lehrling (Erwachsenenausbildung)".
      Somit kann von nun an zwischen Lehrlingen in einer Erstausbildung (Statut Lehrling (Erstausbildung) - Code A) und Lehrlingen in der Erwachsenenausbildung unterschieden werden.
      Hintergrund ist der, dass die Berechnung vom Stundenlohn bei Kurzarbeit zwischen beiden Statuten abweicht.

  • Berechnung vom Stundenlohn bei Kurzarbeit
    • Für die Berechnung vom Basis-Stundenlohn wird der höchste Stundenlohn der letzten 3 Monate vor der aktuellen Periode ermittelt.
    • Bei den Lohnarten wurde das Häkchen "Lohnart für Berechnung Stundenlohn Stempeln Kurzarbeit berücksichtigen" hinzugefügt.
      Lohnarten bei denen diese Option aktiviert wurde werden berücksichtigt, um den durchschnittlichen Stundenlohn der Zuschläge (aktueller Monat - 13 bis aktueller Monat - 2) zu berechnen.
      Dieser Wert wird dem Stundenlohn hinzuaddiert.
    • Quelle Legilux

  • Monatliche Parameter
    • In den monatlichen Parametern wurde das Häkchen "Stempeln Kurzarbeit: Stundenlohn darf nicht qualifizierten Mindestlohn nicht unterschreiten" hinzugefügt.
    • Nach dem Update werden die monatlichen Parameter der Periode 03/2020 automatisch angezeigt.
      Pay-in schlägt automatisch vor diesen Parameter zu aktivieren, weil dieser von den Standardwerten abweicht. 
      Wenn aktiv, unterschreitet der Stundenlohn beim Stempeln vom Typ Kurzarbeit nie den Stundenlohn des nicht qualifizierten Mindestlohns (in Bezug auf das Alter) nach Berücksichtigung der Prozente (aktuell 80% : Stundenlohn Mindestlohn 03/2020 = 12,3815 / 0,8 = 15,4769).
      Dies gilt nur für Statuten vom Typ "Arbeitnehmer" sowie "Lehrling (Erwachsenenausbildung)".
      Nachdem die monatlichen Parameter über die Aktion "Standardwerte aus Gesellschaft 998 übernehmen" angepasst wurden, erscheint die Frage, ob eine Neuberechnung der Löhne erfolgen soll.

  • Neuberechnung und Nettoausgleich
    • In der Auswahl wurde der Parameter "Stempel-Lohnarten neu berechnen" hinzugefügt.
    • Wenn die Neuberechnung ausgehend von den monatlichen Parametern ausgeführt wird, ist der neue Parameter automatisch aktiv.
    • Die Neuberechnung kann jederzeit manuell geöffnet und der Parameter durch den Benutzer aktiviert werden.
    • Durch diesen Parameter werden ggf. fehlende Stempel-Lohnarten hinzugefügt und bei bestehenden Lohnarten die Stunden, sowie der Stundenlohn neu berechnet.

Bei Fragen können Sie sich per Mail unter der neuen E-Mail Adresse pay-in@intecsoft.com und unter den Hotlines +32 80 65 00 34 (Belgien) oder +352 97 80 87 05 (Luxemburg) bei uns melden.

Das Intec Support-Team