Intec ist erfreut, eine Zusammenarbeit mit Billit ankündigen zu können. Billit ist eine Online-Plattform zur Rechnungsstellung. Billit spricht vor allem Unternehmen an, für die eine Lösung wie unser Trade-in zu umfangreich und zu teuer ist.
In Zusammenarbeit mit Billit haben wir eine Schnittstelle zu unseren Programmen Book-in und Scan-in geschaffen. Diese Schnittstelle ist für Buchhalter und Steuerberater gedacht, welche Kunden betreuen, die Billit für ihre Rechnungsstellung nutzen. Über diese Schnittstellen können Sie als Buchhalter in ihrem gewohnten Umfeld mit Book-in und Scan-in arbeiten, und die von Ihrem Mandanten erstellten Kunden, Lieferanten und Rechnungen mühelos und automatisiert in dessen Book-in Akte importieren.
In diesem Blog Post erklären wir Ihnen die wichtigsten Schritte zum Konfigurieren und zum Bedienen dieser neuen Schnittstelle.
Verbindung zwischen Billit und Book-in
Die Verbindung zwischen Billit und Book-in entsteht durch eine API-Schnitstelle die Billit zur Verfügung stellt und es Book-in ermöglicht Informationen zu empfangen. Um die Verbindung herzustellen benötigt Book-in den API-Schlüssel. Zu finden ist dieser unter "Mein Profil > API-Schlüssel"
Zu finden ist der Billit Transfer Menupunkt unter "Verschiedenes".
Dort muss der API-Schlüssel hinterlegt und gespeichert werden. Ist dieser valide wird Book-in nach dem Speichern automatisch das verbundene Konto ermitteln.
Über die Schaltfläsche "Transfer Kunden & Lieferanten" können durch die beiden Buttons Kunden und Lieferanten zu Billit hochgeladen oder heruntergeladen werden.
Die zwei Möglichkeiten sind :
- Download: Book-in wird auf Billit alle Kunden und Anbieter suchen und diese Informationen in Book-in übernehmen. Wenn ein Kunde bereits existiert, wird er aktualisiert. Neue Kunden werden angelegt. Dies ist die Funktion, die Sie jedes Mal vor dem Herunterladen der Rechnungen verwenden werden.
- Upload: Book-in sendet seine Kunden- und Lieferantenliste an Billit und integriert sie in Billit. Es läuft also in die andere Richtung. Im Normalfall wird diese Funktion nur beim Start verwendet, um Billit zum ersten Mal zu befüllen.
Export der Rechnungen aus Bill-it
Bevor Rechnungen in Book-in importiert werden können, müssen sie in Billit exportiert werden. Dieser Export kann entweder automatisch oder manuell erfolgen.
Sie als Buchhalter können eine oder mehrere Rechnungen manuell aus der Liste der Ein- oder Ausgangsrechnungen des Klienten auswählen oder die Gesamtheit der Rechnungen exportieren.
Unter "Paramètres > Intégrations" kann das automatische Exportieren von Ein - und Ausgangsrechnungen definiert werden.
Import der Rechnungen in Book-in
Um Ausgansrechnungen und Eingangsrechnungen zu importieren, müssen zwei Journale angegeben werden: Für reguläre Rechnungen sowie für Gutschriften. Danach kann durch den Button der Transfer angestoßen werden, insofern Rechnungen zum Importieren bereitstehen. Diese müssen vorher aus Billit exportiert werden.
Ausgangsrechnungen werden direkt in das gewählte Buchhaltungsjournal importiert und fertig gebucht. Neben der Buchung wird ebenfalls das PDF der Rechnung heruntergeladen und abgelegt. Es ist daher wichtig, dass die Positionen der Rechnung korrekte Erlöskonten haben, und diese Erlöskonten in Book-in bestehen.
Eingangsrechnungen hingegen werden nach Scan-in importiert, wo diese zum Verbuchen bereit stehen. Somit ist die Arbeitsweise für Sie als Buchhalter die gleiche wie bei all Ihren Akten. Mit einem wichtigen Unterschied: sämtliche Informationen der Rechnung (Lieferant, Beträge, MWSt-Sätze, usw.) sind in Book-in bekannt und müssen nicht nochmal erfasst werden. Sie müssen lediglich bei der interaktiven Übergabe nach Book-in die Aufwandskonten eingeben.